摘要：在小型企業中，行政秘書是一個不可或缺的工作崗位，它作為一種管理性質的職務，工作內容繁多，涉及領域廣泛，常常需要在領導不在公司時對有關事務做出準確的決斷，極具重要性。以快板電子商務有限公司為個案（以下簡稱快板公司），結合對其他小型企業中行政秘書工作情況的咨詢調查，可以發現小型企業行政秘書的工作，包括常規工作和兼及其他崗位的工作都具有多樣性特征，而工作多樣性的產生主要原因在于社會發展趨勢的導引、小型企業的發展現狀和行政秘書角色的內在要求，崗位多樣性的特征對小型企業的行政秘書的知識結構、職業素養、工作能力等方面都提出了更高的要求。探求新時代背景下對小型企業行政秘書工作的多樣性、形成的原因及要求，有助于加強行政秘書崗位的從業人員對該工作的了解及認知，提高職場的適應能力，增強社會競爭力。
關鍵詞：小型企業 行政秘書 多樣性
The Diversity of SME's Administrative Secretary Work
Abstract：The administrative secretary is an indispensable work in SME. As a kind ofmanagement job, the fact that its function involves organization management to a certain extent.The job is of great importance because it covers various significant work contents and widerange of work fields, requiring practitioners make accurate decisions about the business when theleader is not in the company. The assay will go through discussion on the diversity of SME'sadministrative secretary work based on the real case of Kuai Ban electronic commerce co., LTD(hereinafter referred to as the Kuai Ban company) and researches of other similar companies. Itcould be found that administrative secretaries' tasks, involving regular ones and others relative todifferent positions, tend to be diversified, which might attribute to the following factors: development of the society, secretary job requirement as well as diversified work of leaders. Thefeature of diversity requires more abundant knowledge structure, career quality and workingcapability for administrative secretary. It aims to explore SME's administration secretary workrequirement for new era, enhance people's understanding of the specific job description, andeventually help potential candidates to improve the professional capability and competitiveadvantages.
Keywords: small business；administrative secretary；diversity
目 錄
一、引言
二、小型企業行政秘書工作多樣性的表現
�。ㄒ唬┬姓貢Ｒ幑ぷ鞯亩鄻有�
1.協助領導開展的工作
2.參與公司管理開展的工作
�。ǘ┘婕捌渌麔徫坏墓ぷ鞫鄻有�
1.人事工作
2.企劃工作
3.財務工作
三、小型企業行政秘書工作多樣性的原因
�。ㄒ唬┥鐣l展趨勢的導引
�。ǘ┬⌒推髽I現狀的影響
1.公司規模的限制
2.資金不足
3.招聘難度高
�。ㄈ┬姓貢巧膬仍谝�
四、工作多樣性對小型企業行政秘書的要求
�。ㄒ唬┞殬I素養
1.嚴守底線
2.保守機密
3.謙虛謹慎
�。ǘ┲R結構
1.行政秘書的業務知識
2.其他的相關知識
�。ㄈ┕ぷ髂芰�
1.社交能力
2.思辨能力
3.執行能力
五、結語
參考文獻
一、引言
改革開放以來，社會經濟快速發展，小型企業憑借其管理費用低、經營機動靈活、滿足市場特定需求等方面的優勢迅速占據市場經濟的半壁江山。小型企業的發展帶來了大量的就業機會，對于小型企業中不可或缺的行政秘書崗位，成了不少就業者的熱門選擇。不久前網上就有報道，一個小型企業行政秘書崗位在招聘時平均有 7 個應聘者競爭。
然而行政秘書并不是簡單的“端茶倒水”的角色，在眾多教科書中，除了給行政秘書工作以準確的定位以外，還充分說明了這一崗位的極大重要性。它作為一種管理性質的職務，工作內容繁多，涉及領域廣泛，對從業者的要求較高。很多學者都曾在研究中提到過相似的觀點，一個行政秘書，作為領導與員工、領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到企業的形象。尤其是在小型企業中，行政秘書需要完成更多樣化的工作，承擔更重大的責任。工作的多樣化對行政秘書的知識結構、能力素養、工作能力等各方面都提出了朝多樣化發展的更高要求。
前人對小型企業的研究大多從企業戰略、企業發展的角度論述，對行政秘書的研究大多從行政秘書的工作特點、職業道德展開，幾乎沒有直接研究小型企業里行政秘書的相關資料。本文把實習中的公司——快板電子商務有限公司作為小型企業的個案，從小型企業行政秘書工作多樣性的表現，工作多樣性的成因，以及對就業者提出的要求進行研究，給小型企業的行政秘書提供一定的參考。
二、小型企業行政秘書工作多樣性的表現
現代行政秘書是從事日常行政管理工作、為領導和公司提供日常行政服務的工作人員。他們擔負著接收、處理、儲存、反饋各種信息的職責, 處于溝通上下、聯系左右的中介地位, 起著橋梁、紐帶的作用。他們在處理文電、參與各種活動以及處理各種事務中,捕捉和發現帶有傾向性的問題, 把自己看到的、聽到的有價值的東西反映給領導, 為領導決策提供參考和依據，行政秘書崗位是和領導崗位相伴生、相輔相成的。由于領導的工作內容繁多，涉及領域廣泛，作為助手的行政秘書，工作內容本身便具有多樣性。而在小型企業中，由于企業的精簡特殊架構，行政秘書需要兼及本身工作內容之外的職責，因此它的多樣性特征尤為突出。
�。ㄒ唬┬姓貢Ｒ幑ぷ鞯亩鄻有�
隨著社會的進步和發展，行政秘書的工作職責也在與時俱進：從處理一般的行政事務，拓展至為領導工作提供全方位“管家式”服務，提升至為領導決策提供主動“智囊式”服務，延伸至為企業發展提供多元化“保障式”服務。行政秘書的工作正在變得越來越多樣，越來越復雜也愈顯重要。通過對眾多公司的招聘簡章研究發現，無論大小公司行政秘書的常規工作存在著共性：協助上司更好的開展工作、管理公司；處理好公司的大小行政事務。而行政事務瑣碎繁多，在具體研究時可以從領導和公司兩個層面深入探究。
1.協助領導開展的工作
�。�1）日程管理
行政秘書的工作直接向領導匯報，對領導負責。而領導作為戰略層的代表，每日的工作紛繁復雜，為了更好的協助其有條不紊地處理各項事務、避免遺漏，行政秘書需要為領導做好每天的時間管理，制定日程表。在這個過程中需要注意：安排行程前必須事先征得領導的同意；及時提醒，以免領導遺忘；在安排每天的日程表時既要做好安排，又要兼顧領導的體力。最后，謹記作為一名秘書的職業道德：對日程安排做好保密工作。
當領導事務繁多，行政秘書感覺無從下手安排時，可以參考時間管理四象限的原則，按照重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急對事務進行分類，認真權衡后酌情安排。
�。�2）出差安排
當領導有出差安排時，行政秘書需要為領導合理規劃出差行程。了解領導習慣乘坐的交通工具，提前為領導預定往返機票（車票）。但在這個多元化的社會，外部的接觸聯系增加，作為行程中雙方或多方的聯絡員，并不只是簡單的規劃行程，更承擔了外聯的角色。聯絡酒店：致電酒店前臺，確保在領導到達目的地之前成功預定住宿酒店，保證領導在出差期間能夠休息好，不影響工作。聯絡會晤方：一般領導出差多是參加會議或者視察工作，行政秘書應提前與會晤方聯系，確定見面時間以及會議/工作行程。聯絡公司/領導：行政秘書在領導出差時也扮演著公司和領導之間溝通的橋梁。領導出差無法及時了解公司的情況，如果行政秘書陪同領導出差，行政秘書應及時聯絡公司，了解公司近日的情況匯報領導。如果行政秘書駐守公司未隨領導出差，則需適時向領導匯報公司情況，解決公司的后顧之憂。這對行政秘書來說，即是機遇也是挑戰。
�。�3）財務報銷
行政秘書掌管領導的私人報銷，比如領導的差旅費。當行政秘書與領導一同出差時，往往需要墊付行程中的費用，行政秘書應保留好飛機票的原票以及食宿發票，由領導確認簽字，以便回公司報銷。當行政秘書未同領導出差時應在領導回公司后及時向領導索要發票。另外還有一些其他的報銷費用，如話費、汽車加油費、業務招待費用等等，都要及時向領導索要相關憑證。及時貼好發票到財務進行報銷。
2.參與公司管理開展的工作
�。�1）辦公室管理
創造一個科學良好的工作環境，加強對日常工作環境的管理，營造一個令人心曠神怡的工作環境，是行政秘書一項常規性的工作，也是一份責任和義務。
快板公司在 2016 年 10 月的時候搬了新的辦公地址，搬遷后經理發現辦公室的環境和布置雜亂無章，不僅讓來訪者留下不良的印象，也大大地影響了辦公的體驗和效率。
于是經理把我叫到辦公室，針對目前辦公室存在的問題拿出一套整改方案。
回去后我先在辦公室轉了一圈仔細觀察了一下，果然發現了很多問題，總結來說可以分為兩類，一類是由于公司搬遷造成的比如：辦公室的設備雖然是新的但是由于搬遷時間倉促設備隨意擺放；辦公室的公共區域缺少綠色植物，顯得沒有生氣，空氣比較污濁… …第二類問題是由于個人造成的：男職員的辦公桌上文件、文件夾亂糟糟地堆在一起；女職員辦公桌上的個人照片、零食、化妝包到處可見；打印紙東一堆西一堆地擺放在窗臺上… …
回到位置我查閱了各種辦公室布置的條例和模板，制定出了一套可行的辦公室環境改造方案。針對搬遷遺留下來的問題，合理安排辦公區域的布局，騰出一定的空間擺放辦公設備，如打印機、碎紙機、空氣凈化器等。并且在 X 月 X 號延長半小時午休時間，用于挪動設備位置，合理擺放。此外購置一定的綠色植物，增添辦公室的綠化，也有助于改善環境質量。針對個人習慣造成的辦公室混亂，制定了一套辦公環境評比方案：方案首先落實環境監察人員，每周不定時對個人環境衛生作出考核，考核的結果作為獎金的參考因素之一。整改方案落實一周后，辦公室整潔有序，辦公桌上的電腦、電話、文件夾整齊規范，公共區域的綠色植物生機盎然，走在這樣的辦公環境中感覺非常舒適，也得到了經理的夸贊。
�。�2）文書處理
在對秘書的定義上，一般文書處理是由文字秘書來做，但是公司作為一個利益集合體，需要實現價值最大化，因此一般不會單獨設立一個文字秘書，而是把文書處理交給行政秘書來做，因為一方面，行政秘書的工作職責比較廣泛，其中也有文書處理的相關內容；另一方面，為公司節約了成本，實現了人力成本的最大化，這也是行政秘書在社會中具有的競爭優勢之一。
在工作中行政秘書一方面作為文件的主要生成者，需要直接負責檔案的收集和整理工作，是文書檔案工作的重要參與者；另外一方面，行政秘書在支持領導決策、開展日常工作中，需要查閱使用大量的檔案，是檔案的重要利用者。因此，行政秘書對于文書工作與檔案工作的處理上起著重要的作用，應肩負起處理文書和檔案工作的責任。在快板公司實習中，文書處理所涉及的主要工作包括起草撰寫各種文件；整理上司的口述指示，做好會議記錄；進行文件的打印復印、編排裝訂；進行公文的收發、傳遞、辦理、收集、立卷、歸檔、清退、銷毀等工作。這和大型企業中行政秘書的文書處理工作相差不遠。
�。�3）會議支持
會議是每個公司的一項日�；顒�，也是行政秘書的日常工作任務之一。每次會議開始之前，行政秘書需要協調會議資源，確保會議室未被占用。其次布置會議室：將桌椅擺放整齊，檢查領導需要的設備工具是否齊全，包括水，話筒、投影儀等；根據與會人員數準備 A4 紙和筆以及會議所需的文件；需要臺簽的重大場合提前準備并按照位置擺放好。隨后溝通會議信息，和所有與會者確認好時間、地點，并記錄下因故缺席的人員名單和原因。準備會議文件。在會議中做好會議記錄以及后勤的工作。最后在會議結束后整理會議室，將文件帶回避免泄露重要信息。
�。�4）團隊建設
團隊建設是在組織的活動中以團隊合作的形式完成任務，展現出 1+1>2 的優勢。通過這類活動加深對團隊合作的認知以及對公司企業文化的認可。行政秘書首先需要根據實際情況定下團建的時間和地點。其次聯系目標地點的社區，充分溝通協調，爭取到最優的資源。最后策劃活動方案，控制好團建所需費用，和有關部門協商團建的活動細節和相關流程，協助做好后勤、安保等工作。在大型企業中，團隊建設的難度高任務繁重，不可能由行政秘書一人完成，但行政秘書也扮演了不容小覷的角色，需要及時將領導的意見反饋給團建的相關組織策劃部門，協助部門商議具體方案。在小型企業中，由于人員有限，開展的活動規模較小，行政秘書可以全權負責，策劃出符合公司情況有利于公司發展的優秀團隊建設活動。
目前，國內外很多企業把加強員工團隊建設當作企業文化的一個重要內容，被越來越多的企業決策層重視，納入企業戰略決策的重要組成部分。在市場競爭日趨激烈的情形下，加強企業文化建設，打造過硬的員工團隊，對企業大力拓展市場空間、增強核心競爭力，具有十分重要的意義。
�。ǘ┘婕捌渌麔徫坏墓ぷ鞫鄻有�
除了上述大中小企業行政秘書工作的共性，小型企業由于一般處于成長和發展的初期，部門精簡、人員較少，它的行政秘書會比大型企業行政秘書工作內容更多更雜。另外，小型企業的大小事務一般都由老板進行決策，行政秘書的存在可以很好地為老板出謀劃策、分擔各種事務，避免領導獨斷帶來的不良后果。因此行政秘書是小型企業中不可或缺的一個工作崗位，他廣泛的工作職責也使他可以承擔起多個崗位的工作內容，相當于一個企業的管家。
1.人事工作
在小型企業，人員比較少，所以人事工作相對比較輕松，不少企業選擇將人事和行政部門合并，小型企業行政秘書往往需要承擔或者協助人事秘書的工作內容，所涉及的具體工作包括以下幾個部分。
�。�1）招聘
行政秘書需要根據公司的崗位需求和工作崗位職責說明書，利用各種方法和渠道，吸引應聘人員。并且經過資格審查，如接受教育程度、工作經歷、年齡、健康狀況等，從應聘人員中選出候選人，再經過領導的面試確定最后錄用人選。
在快板公司實習的第三個月，由于負責人事的同事休了一段時間的產假，經理便暫時把本應她負責的招聘的工作交由我負責。雖然平時沒有系統接觸過招聘工作，但平時和負責人事的同事座位臨近，平時耳濡目染了不少招聘的技能，并嘗試性地介入招聘工作。整個過程中通過電話與候選人不斷溝通，增進對候選人的了解，有助于初步判斷候選人與崗位的匹配程度。
�。�2）管理勞動關系
行政秘書在招聘過程結束后需要與候選人建立勞動關系。因為候選人一旦被公司聘用，就與公司形成了一種雇傭與被雇傭、相互依存的勞資關系，為了保護雙方的合法權益，有必要就員工的工資、福利、工作條件和環境等事宜達成一定協議，簽定勞動合同。
行政秘書的工作內容是起草勞動合同、讓員工簽訂勞動合同、保管人事檔案。在這一環節中，尤其需要注意的是，在簽訂勞動合同之前，必須讓該員工提交上一份公司的離職證明，以免違反法律法規，或造成不必要的麻煩。
�。�3）考核績效
行政秘書需要根據工作崗位的職責說明和領導要求的工作任務，對員工的業務能力、工作表現和工作態度等方面進行評價，并給予量化處理。這種評價和考核可以是自我總結式，也可以是他評式的，或是綜合評價。行政秘書負責的是每月的考勤、總結的收取，協助領導對員工進行考核�？己私Y果是員工晉升、接受獎懲、培訓等的有效依據，有利于調動員工的創造性和積極性，檢查和改進管理工作。
�。�4）設計薪酬福利
合理、科學的薪資福利體系關系到公司中員工隊伍的穩定與否。行政秘書要協助老板從員工的學歷、工作年限、實際表現和工作成績等方面，來為員工制訂相應的、具有吸引力的薪資福利標準和制度。薪酬福利體系的設計比較專業，這項工作考驗行政秘書的人事知識儲備。比如銷售人員需要設計和績效相關的薪酬福利，這一模式下也要根據公司實際情況確定是高底薪高提成，還是高底薪低提成或是低底薪高提成。
2.企劃工作
一個企業在推出新活動或者品牌前都會召開一系列的前期準備會議，目的是集思廣益拿出最佳方案。在小型企業中，因為部門人員的限制，又想達到頭腦風暴的效果，領導可能會要求支持部門的員工也加入到企劃工作的討論。作為行政秘書，雖然不是專業學習市場或者營銷，但也可以在公司業務規劃和產品規劃時探求市場的需求，諫言獻策，規劃出有利于公司發展的商品或服務。
在快板公司的實習中我參與了公司周年慶的企劃會議，負責資料打印以及記錄工作。
會中市場部的同事根據市場調研的結果做出了一套詳細的方案，領導點頭表示認可。接而領導依次詢問在座其他人的意見，其中領導并沒有因為我是實習生跳過我，認真地詢問了我的看法。其實在這次會議之前我對此次活動有一定了解，于是謹慎地發表了我的觀點。站在大學生的立場，市場部的同事忽視了學生這一消費群體，雖然大學生的購買力不如其他群體強大，但是購買欲卻絲毫不低，針對這一現象，我提出設立一個分期平臺，加入平臺的可以是年輕人所熱衷的電子商品或者是女大學生所喜愛的熱門化妝品奢侈品品牌等等，這一分期平臺可以吸引更多想要購物卻缺乏一定購買力的群體。
雖然我的觀點只是一個不成熟的框架構想，具體的實施方法有待進一步討論，但是拓寬了消費群體，得到領導的贊賞。因此我也明白，行政文秘不能只了解自己所做的事務工作，也應該真正融入公司，盡自己最大的努力為公司的發展出謀劃策。
3.財務工作
行政秘書涉及到的財務工作是比較有限的，專業的報盤報稅、公司財務管理都會有專門的財務部門人員負責，行政秘書一般只涉及工資發放前的考勤和審核，以及部門報銷的發票整理和黏貼。這些工作都和員工的切身經濟利益相關，結果將會直接導致財務工資、補貼的發放，而工資和補貼一向是員工密切關注的重點，每月按時準確發放是一項不容馬虎的工作，它涉及到各種相關數據，一旦出現差錯，會影響員工的工作積極性以及對公司的信任感。行政秘書需要在財務發放周期內認真做好考勤、考核記錄以及發票的整理黏貼工作，再三檢查后將發票、考勤考核數據交給財務部門。在這個過程中行政秘書必須把握好每一個細節，對員工的切身利益負責，對公司負責。
三、小型企業行政秘書工作多樣性的原因
行政秘書有別于技術、研發類崗位，工作內容一般都是以事務性為主的支持性工作，這些工作看似簡單，卻也紛繁復雜，尤其是在小型企業中，一個行政秘書往往承擔著好幾個崗位的職責。這與社會發展趨勢、小型企業的現狀以及行政秘書的內在要求密不可分。
�。ㄒ唬┥鐣l展趨勢的導引
自從改革開放以來，社會的經濟增長速度向中高速轉變，各企業與外界的聯系和摩擦不斷增加。面對節奏日益加快的多元化社會，小型企業沒有過多的時間去摸索和緩慢成長，必須在對內對外的不斷摩擦中求生存求發展。行政秘書的工作不僅需要在內部建立起溝通的橋梁，還需要建立起公司與外部客戶、同行、政府、物業等各部門的聯系，等同于承擔了公關部門的角色。因此社會對秘書專業的要求也越來越全面，日漸呈現出多樣性、綜合性的特點。為適應國內外企事業單位對實用型行政秘書的需求，應準確把握秘書專業的多樣性，努力提高自身各方面的素質，領悟行政秘書工作的多樣性并正確發揮秘書的角色職能，為提高工作質量和辦公效率打下堅實的基礎。
�。ǘ┬⌒推髽I現狀的影響
隨著市場經濟的發展，小型企業憑借其管理費用低、經營機動靈活、滿足市場特定需求等方面的優勢迅速占據市場經濟的半壁江山。但是，小型企業的發展模式利弊共存。
一方面小型企業部門精簡，人員較少，減少了經費開支；另一方面，小型企業由于自身影響力較小，在吸引人才和投資的方面也增加了難度；小型企業的競爭力也相對較弱，受市場和外部沖擊的影響較大。
1.公司規模的限制
對于小型企業的定界，各國各地都有不同的標準，但是對小型企業的基本特征，國際上都有共同的標準，即獨立所有、自主經營、在它所在的行業領域內不占壟斷地位。
小型企業投入產出規模小，工作的覆蓋面較窄，工作量較少，本身沒有必要設置過多的崗位造成組織結構的冗余和公司資金在人力成本上的浪費。因此行政秘書和其他崗位的人員一樣，往往需要承擔更全面更多樣化的工作內容。
2.資金不足
小型企業在貸款方面，由于資本實力較弱，符合銀行偏好的抵押物不充足，使得小型企業的信用等級偏低，因而取得銀行貸款也會有較大的困難。與大型企業相比，小型企業貸款規模不大，銀行對小型企業貸款缺乏規模經濟效應，單位經營成本相對較高，這無疑降低了銀行向小型企業提供融資的積極性。此外，有個別小型企業不惜通過損害自身信用來獲取短期利益，存在欠息、逃債、惡意偷稅欠稅等行為，從而影響了小型企業的整體信用形象，進一步加重了小型企業的融資難度。再者小型企業受外部沖擊的影響較大，遇到金融危機或者某一資金鏈短缺就會使整個企業陷入困境。這一致命的劣勢使得小型企業不得不減少不必要的人力投入，避免設置工作內容和范圍類似的崗位。因此一個職員往往需要承擔多個崗位的職責。在快板公司中，我除了本職的行政工作，還要承擔人事工作，財務工作，有時更要協助市場、規劃的工作。雖然工作任務繁重，但是在短時間內極大程度地提高了個人能力，實現自身價值最大化。
3.招聘難度高
小型企業人數較少，社會影響力較小，大多數專項人才更傾向于體系成熟的大型企業；此外，小型企業大多不會選擇在市中心的繁華地段，位置的偏僻在一定程度上又增加了招聘的難度，所以相比來說，小型企業缺乏吸引高素質人才的優勢。然而盡管在招聘中小型企業不占優勢，但并不意味著其招聘標準會降低。網上曾有人做過調查，接近70%的小型企業對行政秘書的學歷要求為本科及以上，并需要有 2 年以上的行政經驗。招聘的難度導致公司短期內的崗位人員無法全部到位，往往出現在職員工身兼數職的情況。
在人事組同事休產假的那段時間，我承擔了快板公司的招聘工作，更直觀得感受到小型企業招聘的難度。公司缺少專業型的人才，作為行政秘書，只能繼續兼任著人事、財務等其他崗位的工作內容。
�。ㄈ┬姓貢巧膬仍谝�
除了社會發展趨勢、小型企業現狀這些外部因素帶給行政秘書工作的多樣化，行政秘書的內在要求也決定了這是一份復雜繁瑣的工作。行政秘書作為一種管理性質的職務，主要協助其上司處理日常事物，譬如處理函電起草文書、收發文件、組織會議、管理人事、招聘員工、外部聯絡、內部協調、辦理手續等具體性的工作，確保公司正常地運作。
行政秘書作為領導和其他員工的橋梁，作為領導層和其他部門的橋梁，在上報工作或傳遞信息時，需要了解其他部門崗位的內容、知識。相對應的在小型企業中，由于崗位精簡，很多部門的人員都承擔了多種崗位職責，作為行政秘書，在工作的對接中所需具備的工作技能、內容也必須是多樣又全面的。
行政秘書的角色在于為領導服務的輔助性人員，小型企業中領導工作的多樣性也導致了行政秘書工作的多樣性。小型企業由于人員的限制、公司發展的需求，很多的事務需要領導親力親為，領導的工作涉及到公司內外的各個部門，各個方面，作為助手的行政秘書自然會接觸到多樣性多元化的工作，需要具備多樣的技能和素養。
四、工作多樣性對小型企業行政秘書的要求
小型企業的行政秘書是一個兼具綜合性和專業性的職業，對從業人員有很強的能力要求，并且這些能力要求是綜合了多方面素質的龐大體系。結合了一些小型企業在招聘行政秘書時發布的職位描述和在實習過程中的經驗積累，本文把小型企業對行政秘書的要求分為職業素養、知識結構和工作能力三個方面。
�。ㄒ唬┞殬I素養
職業道德是行政秘書從事日常工作、行使公共權力等管理活動過程中必須遵循的道德行為規范。無論在大中小企業，職業道德是每個行政秘書必備的品德。而在小型企業中，由于公司人員較少，彼此相對都比較熟悉，很容易了解某位同事的素質和修養。因此作為一個小型企業的行政秘書，更需要具備良好的職業素養和個人影響力，保證工作的有序開展。
1.嚴守底線
行政秘書直接為領導服務，而在小型企業中，領導層較少，行政秘書又對各部門工作的了解最為深刻，因此行政秘書往往會成為企業管理的參與者，直接影響領導的決策。
特殊的身份使得行政秘書享有比普通職員更高更廣泛的權利。權力越大責任越大，作為行政秘書應時刻提醒自己嚴守職務底線，歸納起來可以分為三點：對上司不能越權、對同事不能擅權、對自己不能特權。在上司的授權范圍內合理行權，在同事的充分溝通中協調職權，在部下的積極配合下有效用權。逾越這三條底線，則是失職。
TCL 的執行董事吳士宏就曾擔任過行政秘書的工作，她曾在采訪中她分享過當年的經歷，提及行政秘書的職業道德有三戒：戒傲，戒懶，戒貪。在現在看來，這三戒對行政秘書依舊具有很強的警醒作用。戒傲：但凡做秘書的經常狐假虎威，仗勢行事，傲得心安理得，很容易成為一種惡習。戒懶：勤快是秘書的本分，幾乎所有上司都對懶散的秘書深惡痛絕。戒貪：有私心雜念的秘書不僅貪小便宜，更會貪權，貪錢，其結果必然會對上司對自己造成傷害。行政秘書要達到能力的底線，做好自己的本職工作，還要守住自己的人格底線。
2.保守機密
秘書在英文中是 secretary，包含秘密的意思，作為行政秘書，必須保守好機密，包括公司、領導和同事的機密。特別是在小型企業，人員較少，一旦某個機密泄露，會在短時間內在整個公司迅速傳開，造成不良的影響。此外行政秘書的工作具有多樣性，了解的信息和機密也更多，因此行政秘書必須對信息管理加以足夠的注意。
在快板公司搬遷之前，有一些風聲傳出，有很多同事借著一起吃午飯的機會向我詢問，為了避免不必要的麻煩我每次都是借口自己不清楚內情蒙混過關。很多時候裝糊涂不失為一種聰明的處事方式，避免了泄露公司秘密，又不至于惡化同事關系。
行政秘書不僅能夠接觸到公司的機密，也是人員信息的樞紐中心。由于在小型企業行政秘書兼任招聘的工作，同事總會對自己的“領路人”有著更深厚的情誼和信任，更容易吐露自己內心真實的感受。相對應的，一個優秀的人事行政職員不僅要有高效的招聘率，也要降低離職率，所以我們需要對剛入職尚未熟悉公司、穩定性不高的同事多加關懷，跟進職員的工作狀態和生活情況。一個小型企業行政秘書往往對每個職員的情況是最了解的，掌握了這些信息不能作為閑聊的資本，而是應該守口如瓶，并幫助每個同事更好地工作和成長，這樣才能提高行政秘書的個人可信度，創造良好的人際關系和工作氛圍。
3.謙虛謹慎
謙虛謹慎是為人的基本素養，作為小型企業的行政秘書，在工作中接觸到更多的部門和成員，為人處世，工作中的言行態度更需要謙虛謹慎，切勿因為與領導所屬的特殊工作關系放大自己的角色，對同事頤指氣使。在領導面前，即使才華橫溢也需要謙虛謹慎，切勿自大自滿。行政秘書所處的位置可以接觸到更多的公司機密，要時刻保守機密，謹慎言行。
古代幕僚的角色和現今的行政秘書有所相似，都是為領導服務，管理整個團隊。三國時期的田豐為袁紹幕僚，才識超人但為人自負。歷史上田豐因出言不遜頂撞袁紹，被關入大牢。后來袁紹兵敗，田豐更在牢內擊掌大笑，諷刺袁紹，結果被下令處死。忠心耿耿的田豐因為一時對主公的不謙遜，沒有認清自己的角色和地位，落了個悲慘的下場。
歷史的教訓告誡我們作為領導的助手要謙虛謹慎，淡泊大度。秘書一方面被領導重用，一方面又服務于人，要努力充當配角，因此行政秘書一定要把握好“謙虛謹慎”這四字金言，否則在工作上不僅得不到各部門的支持，反而會被孤立，加大職業發展的阻力。
�。ǘ┲R結構
行政秘書的工作內容復雜，所需要的知識儲備也更為豐富。對于小型企業的行政秘書來說，除了工作中所需具備的行政業務知識，也要加強對其他崗位相關知識的積累。
優勝劣汰是這個社會的發展規律，行政秘書需要與時俱進，不斷優化自身的知識結構。
1.行政秘書的業務知識
第一，了解各種公文寫作的格式、內容，具備良好的文筆，才思力求敏捷；第二，具備相應管理知識，了解本公司的歷史、發展過程、注冊資本、具體業務內容、具體產品等，同時還要了解本公司競爭對手的一些情況。這不僅對企業經營管理情況有一定的了解，還對輔助領導的工作非常有益；第三，辦公自動化設備的應用使秘書工作方式發生了巨大變化。行政秘書由于需要在電腦上處理較多的工作，要求秘書人員掌握辦公自動化的知識和技能，以提高辦公設備的操作能力和工作效率。第四，會務管理知識。在秘書專業的課程中有一節專門培養會務管理的課程，秘書工作避免不了會務的管理、會議的籌備，會務工作要細致周密，有備才能無患，確保萬無一失。
2.其他的相關知識
行政秘書不僅僅需要具備基本的業務知識，還需要了解其他部門涉及的相關知識。
作為全球最具權威性的秘書工作指南，美國的《韋氏秘書手冊》中，作者就對秘書的職業要求做了非常全面而詳細的規定，他除了明確秘書要求的學歷、經歷、品質外還特別強調了秘書的知識，這里的知識包括：一、具有經濟學和管理學的專業知識；二、具有商業法規和公共政策的專業知識；三、具有財務管理和財務分析的專業知識。從上述這些要求不難看出，小型企業的行政秘書作為企業管理的直接參與者，應該具備與此相適應的知識結構，這些知識的掌握和運用可以有效地保證行政秘書發揮對人事的控制能力和對事務的處理能力。
在快板公司的實習過程中，老板經常會把財務報表的制作交給我。由于本身不是財務專業，個人對數字也并不是特別敏感，制作過程中總是感覺力不從心，需要花費大量的時間。第一次我先按照網上的模板制作了一份，雖然工作效率不高，但是領導也表示理解，并表示希望我補充了解財務方面的有關知識，對現金支出、報銷事宜都有莫大的幫助。不只是財務，小型企業的行政秘書必須是個多面手，對于人事、法律、心理學、經濟等知識都需要一定的掌握，不僅是對工作的便宜，也是對個人能力的提升。
�。ㄈ┕ぷ髂芰�
一個優秀的行政秘書不僅要有良好的職業素養、全面的知識結構，還必須具備出色的工作能力。由于小型企業行政秘書所處的重要地位，其工作能力的強弱將會對公司和領導的工作造成直接的影響。
1.社交能力
行政秘書應具備優秀的社交能力，尤其是當前社會發展迅速 ，在人和人之間，溝通、交往更加廣泛。身為秘書人員，應提高在交際方面的能力，在交際過程中，通過良好的溝通，獲取重要信息，展開科學有效的工作。對于行政秘書而言，應多多學習社交禮儀，提升溝通協調能力。
在小型企業中，行政秘書對內需要與大量的部門溝通，長傳下達領導的旨意；與領導溝通，反饋部門的情況，進一步做好工作部署。對外，行政秘書需要陪同或者代表領導與外部進行聯系溝通。這項工作在大型企業中一般由專人負責參與。比如參加外部組織舉辦的關于銷售業績的會議/講座，公司會派銷售部門的人員參與；有關于市場拓展的活動，公司會派市場部的同事參與……
在小型企業，公司處于拓展階段，很多會議或場合領導會親自參加，行政秘書作為陪同或代表，需要展現出一定的溝通能力，才能對公司、領導帶來正面的影響。
2.思辨能力
雖然秘書處于輔助性的地位，但仍需具備思辨能力，拒絕成為一個傳聲筒。尤其在小型企業中，作為公司管理的直接參與者，各個部門事務的聯絡者，更需要有獨立思考，辨別判斷的能力，多站在領導的角度看問題。
在實習過程中，經理安排和一位江總的見面，并遞給我一張名片�；氐睫k公桌我習慣性地看了一眼名片，發現名片上印的是“冮”很容易看成“江”，但是讀音卻并不相同。
我并沒有按照流程直接安排時間，而是上網查詢了一下，確認了我的疑問，隨后才開始制作會議流程表，并及時給了經理反饋：“經理，您看您和冮(gang)總的會面安排在下周三下午 3 點如何？”經理接過日程安排表，上面的“冮（gang）”用重點線圈了起來。
停了幾秒種，經理點了點頭說：“沒問題。”秘書需要獨立思考分辨的能力，并且也要掌握語言技巧，謙遜地向領導指出問題，否則田豐就是一個具有警示意義的反面教材。
3.執行能力
作為秘書常常能從領導的講話中聽到這樣的詞句：“要落實”“切實落實好”“要抓好落實”……這里重復出現的“落實”二字，其實就是執行。所謂的執行力就是指貫徹戰略意圖，完成既定目標的工作能力，是把企業的戰略規劃轉變為效益成果的關鍵因素。
執行力的含包括義完成任務的意愿、能力和完成任務的程度。觀察身邊比較成功的領導，大多雷厲風行，處于領導身邊的秘書人員，也必須具備較高的執行力。
如何培養自己的執行力，首先，要強化自己的思想認識，準確領會領導指示、上級文件的意圖，這樣好政策才能出好效果。第二，做好工作備忘錄，并學會區分輕重緩急。
緊急重要的事抓緊做，重要不緊急的事做好規劃再做，緊急不重要的事可以委托別人做，不重要不緊急的事可做可不做。最后，依靠團隊合作，二十一世紀是團隊合作工作的時代，在小型企業中，行政秘書大小事務一把抓勢必會導致力不從心的情況，通過合作實現共贏。
五、結語
隨著小型企業的飛速發展，行政秘書得到了更多的工作機會和就業選擇。有機遇也有壓力，小型企業的行政秘書需要處理多樣性多元化的工作，必須掌握更全面的知識和技能，具備優良的職業道德。他們為領導出謀劃策，是領導的左膀右臂，甚至有些時候就是公司里的“二把手”，對小型企業的成敗起著舉足輕重的作用。
對于小型企業行政秘書崗位的從業者需要認識到，行政秘書工作的多樣性利弊共存。
利在于行政秘書工作多樣紛繁復雜，在工作的過程中豐富了知識結構，增強了職業素養，大幅度提高了工作能力。弊在于工作雜而不精，無法把自己培養成一個專門型人才。在就業選擇前，從業者需要根據自身的實際情況謹慎選擇。
參考文獻
[1]廖金澤：《行政秘書手冊》，海天出版社 2004 年版。
[2]譚一平，史玉嶠：《秘書工作理論與實踐》，清華大學出版社 2014 年版。
[3]楊鋒：《秘書工作案例與分析》，暨南大學出版社 2010 年版。
[4]王戰國：《感悟秘書角色--試談秘書角色的多樣性》，《秘書》1999 第 3 期。
[5]李佳：《正確認知提高素養積極應對--淺談怎樣做好行政秘書工作充分發揮行政秘書的作用》，《中國信息科技》2005 年第 16 期。
[6]任文沖：《淺談行政秘書在現代國企中的作用及素質要求--以潞安集團行政秘書工作為例》，《經營者》2012 年第 7 期。
[7]禹華鋒：《行政秘書應具備的素質研究》，《中國管理信息化》2016 第 4 期。
[8]徐斌：《試論行政秘書人員的法律意識》，《秘書之友》1999 第 1 期。
[9]王可：《論秘書專業的綜合性》，《管理世界》2015 第 3 期。
[10]張相蘭：《關于行政秘書的工作研究》，《首都師范大學學報》2004 年第 2 期。
[11]梁中正：《秘書與企業形象》，《秘書工作》1995 年第 2 期。
[12]劉寧：《試析秘書工作的特點》，《五邑大學學報》1990 年第 1 期。
[13]夏清東、付艷華：《論市場經濟條件下小型企業的可持續發展》，《商業研究》2001 年第 8 期。
[14]貢建新、于利：《小型企業的戰略管理誤區與戰略規劃》，《中國商界》2009 年第 5 期。
[15]張麗：《關于小型企業內部會計控制問題探討》，《中小企業研究》2013 年第 8期。
